En dag i livet på en lagerafdeling uden system

Klokken 7.30 om morgenen møder Mette ind på lageret. Før hun har fået sin første kaffe, ligger der en bunke plukkesedler fra gårsdagens ordrer. Bagefter skal hun tælle to hylder op, hvor tallene fra gårsdagens optælling ikke passede. Sedlerne lægger hun ved tastaturet. Excel-filen venter.

Det her er ikke en opdigtet fortælling. Det er hverdagen på mange danske SMV-lagre, hvor systemerne ikke hænger sammen. Mette arbejder hurtigt og præcist. Det er ikke hende, der er problemet. Problemet er, at hendes arbejde består af at være et led mellem to systemer, der ikke taler med hinanden.

Middagen: det samme arbejde en anden gang

Om formiddagen plukker Mette ordrer og registrerer dem på sedler. Ved middagstid sidder hun ved computeren og taster dagens sedler ind i Excel-arket, som lagerlederen har lavet. Sidst på eftermiddagen kommer bogholderiet og spørger: Hvad er gået ud af lageret i dag? Svaret findes i Excel-arket, men økonomisystemet kender det ikke. Så Mette taster det samme ud igen, denne gang i e-conomic.

To gange arbejde for den samme information. Første gang den bliver tastet, koster det tid. Anden gang koster det tid og risiko. For med hver ny indtastning er der en chance for, at der trykkes forkert. Et tegn her, et punktum der. Ingen bemærker det samme dag. Men ved månedsafslutningen, når lagerbeholdningen skal stemme, kommer alle de små afvigelser til syne på én gang.

Derfor er det ikke Mettes skyld

Når tallene ikke stemmer, er den første reaktion ofte at kigge på folkene. Mere kontrol. Flere dobbelttjek. En ekstra opgaveliste. Men det løser ikke roden af problemet: at den samme varebevægelse lever i tre forskellige verdener. Én i lagerets sedler og Excel-ark. Én i webshoppen. Én i økonomisystemet.

Tænk over, hvad det betyder for Mette. Hun blev ansat for at drive et lager godt. I stedet bruger en stor del af hendes dag på at kopiere data fra ét sted til et andet. Det er både spild af hendes tid og demotiverende. Gode lagermedarbejdere forlader gerne jobs, hvor de ikke kan se resultatet af deres eget arbejde.

Hvad der ændrer sig med ét samlet system

I et moderne ERP-system bliver en varebevægelse registreret én gang. Når Mette plukker en ordre, opdaterer det lagerbeholdningen, ordrestatus og økonomien samtidig. Ingen genindtastning. Ingen sedler, der skal tastes ind om eftermiddagen. Ingen forskel mellem, hvad lageret ved, og hvad regnskabet ved.

Det betyder også, at Mettes arbejde bliver synligt på en ny måde. Hendes optællinger lander direkte i systemet. Hendes pluk bliver til korrekte leverancer uden mellemled. Og ved månedsafslutningen skal hun ikke forsvare sig over for tal, hun aldrig selv har tastet forkert.

Et lille trin at starte med

Man behøver ikke skifte hele virksomheden om på én gang. Det første skridt er at se sit dobbeltarbejde klart i øjnene: Hvor mange steder bliver de samme tal tastet ind hos jer? Hvor mange timer om ugen går med at flytte data i stedet for at drive forretning?

Det er præcis det, vi kigger på i vores gratis proces-audit. Tredive minutter, hvor vi gennemgår jeres flow fra ordre til lager til økonomi og peger på, hvor dobbeltarbejdet gemmer sig. Uforpligtende, men med konkrete ting, I kan handle på med det samme.

Book en gratis proces-audit, og giv Mette hendes tid tilbage.

Onebook: Zero failure implementation since 2022. Powered by Frappe & ERPNext, backed by Microsoft for Startups.